8 Tool per organizzare progetti professionali e personali

Siamo sempre più carenti di tempo e attenzione per i troppi input ricevuti ogni giorno. Avere a disposizione dei programmi per organizzare i propri progetti potrebbe aiutare a raggiungere prima gli obiettivi fissati. Scopri i nuovi tool che ho aggiunto!

Sarà capitato anche a te di essere fuori sede o in viaggio e di avere un’idea brillante per un nuovo progetto oppure di dover prendere un appunto al volo per cui, aspettare di essere seduto davanti a un computer, potrebbe risultare troppo tardi.

Inoltre, potrebbe succedere che questo memo non sia necessariamente in forma di testo, ma verificarsi l’eventualità di doverti esprimere attraverso le immagini.
Più facilmente di un foglio e una penna, avrai a portata di mano il tuo smartphone. Cosa fare?

Tool per organizzare sviluppare e condividere i tuoi progetti

Ebbene, puoi usare una serie di strumenti che ti aiuteranno a salvare le tue idee e persino condividerle con un tuo team.

Questa è una lista di migliori tool visuali e testuali che anche io uso regolarmente per lavoro, ma anche solo per tenere a mente un orario, un luogo o un’ispirazione ricevuta. Tengo a dire che non sono frutto di collaborazioni e che la segnalazione è al solo scopo di condividere risorse utili!

1) Evernote

Evernote nella versione gratuita e a pagamento è uno degli strumenti più completi da installare sul tuo telefono e computer. Consente di organizzare le note in taccuini e di contrassegnarle con delle etichette tematiche per trovarle più facilmente.

Gestisce ogni sorta di formato, oltre all’eventuale possibilità di condividere direttamente sui social i contenuti creati. Ne ho parlato in modo più approfondito applicando Evernote al mio content marketing.

Dicevo che puoi installare l’applicazione sia in formato desktop sia in quello mobile in quanto è possibile sincronizzare le due versioni con gran risparmio di tempo.

Esiste inoltre anche l’estensione gratuita Web Clipper per il tuo browser per salvare automaticamente contenuti nei tuoi appunti mentre navighi.

2) MindMeister

MindMeister è un altro valido strumento anche nella versione gratuita, per annotare in modo rapido i tuoi pensieri. Mi piace definirlo acceleratore di idee perché attraverso le mappe mentali puoi sviluppare tramite associazione di concetti i tuoi piani.

Puoi avvalerti di icone, note e commenti e condividere le tue mappe con altri membri del tuo team in una sorta di brainstorming online.

Anche questo strumento lo uso spesso per lavoro, soprattutto per sviluppare piani editoriali in presenza di keyword strategy come ti ho raccontato in questo caso d’uso.

3) MeisterTask

E’ il caso di dire che uno strumento tira l’altro perché grazie a MindMeister ho scoperto la nuovissima applicazione MeisterTask che funziona un po’ come Trello. Questo tool consente di organizzare i processi di un progetto in task. Il vantaggio nell’uso di questa piattaforma la cui registrazione è gratuita, è che potrai visualizzare il tuo lavoro visivamente perché scomposto in tabelle.

MeisterTask ti informerà dello stato di ciascun processo e del tempo impiegato per passarlo da uno status (di lavorazione) a un altro (completato o archiviato). Anche in questo caso hai la facoltà di invitare membri a partecipare al tuo progetto assegnando loro delle attività mentre degli alert indirizzati alla tua casella di posta ti informeranno dello stato di lavorazione.

Spostare un processo da “in lavorazione” a “completato” può essere molto gratificante, al contrario vedere la timeline allungarsi all’inverosimile prima di chiudere un progetto ti potrà aiutare ad essere più produttivo. Un buon impiego potrebbe essere quello di usare lo strumento di task management se sei nel bel mezzo della stesura di un libro perché ti aiuterà a “digerire” il progetto scomponendolo in attività ridotte che ti aiuteranno a mantenere la concentrazione.

4) Pinterest

Questo è lo strumento con la “S” maiuscola per organizzare le idee per immagini. Infatti, puoi salvare nella bacheca o più bacheche del tuo profilo decine di materiali visuali divisi per aree tematiche come fonte di grandi ispirazioni (soprattutto foto, ma anche infografiche, quote e altro) per progetti da sviluppare in un secondo momento.

La piattaforma, inoltre, solitamente suggerisce “bacheche gemelle” per cui potresti ampliare in modo significativo i materiali raccolti.

In questo post ti fornisco almeno 5 idee per usare Pinterest per il tuo business. Anche questo strumento per organizzare e sviluppare idee è totalmente gratuito.

5) Google Drive

Google Drive è un repository per i tuoi file testuali e multimediali, ma anche una console di strumenti di video scrittura e calcolo, alla stregua del pacchetto Office, offerta gratuitamente da Google nella versione di 15 GB di spazio di archiviazione.

Tutti i documenti possono essere condivisi con una o più persone in modo da poter lavorare a “quattro mani” su uno stesso progetto tanto che sono ammessi commenti e revisioni. Oppure, puoi creare un link di sola visione o anche di visione e modifica da condividere via mail e sui social.

Già avevo parlato di come Drive è progettato per aiutarti a lavorare in modo efficace, approfondendo inoltre un’opzione in particolare: i moduli di Drive.

6) Trello

 Da qualche tempo utilizzo questa app per pianificare le attività dei miei progetti collegati alla piattaforma di corsi online WMAcademy e a questo blog whymarghette | La comunicazione sul web.

Trello consente di aprire delle attività impostandone scadenze, tipi di mansioni e urgenze. In effetti, è possibile assegnare delle etichette colorate e delle icone per contrassegnare la priorità dei diversi processi.

Quando un’attività è stata completata può essere archiviata o spostata di progetto. Ovviamente, è anche possibile modificarne priorità e scadenze. Come per altri programmi di task management, anche con Trello hai la possibilità di invitare utenti per condividere la programmazione e assegnare attività.

Anche nella versione free, puoi collegare piattaforme terze come lo stesso Evernote per avere la condivisione delle note su questo strumento di pianificazione del lavoro.

7) Miro

Si tratta di un tool innovativo per fare brainstorming utilizzato soprattutto in ambito visual designer e UX, ma non solo.

La piattaforma collaborativa per creare e condividere online board, schemi, idee e, in generale, progetti con il proprio team, collaboratori, clienti e altro.
Ho iniziato a usare Miro durante la pandemia, in particolare quando ho dovuto sostituire le docenze in presenza con le conferenze online. Questo strumento mi ha aiutato a mantenere vive le interazioni con gli studenti durante le lezioni, inoltre, l’ho impiegato anche per far svolgere dei workshop mirati all’interno del mio programma di formazione per piccoli business e micro-imprese Membership Pack.

8) Notion

Come ultimo tool di progettazione, ma non certo per importanza, ti presento Notion che definisco l’evoluzione di Evernote.

Con questa applicazione freemium, non solo puoi creare e condividere note, appunti, documenti, immagini, elenchi, calendari, scadenze, traduzioni di testi, modelli e altro ancora, ma anche inserire link per collegare internamente o in esterno i documenti e, persino, impiegare l’intelligenza artificiale per ottenere risposte e creare contenuti specifici.
Un uso pratico che ho fatto di questo strumento è stato per realizzare la struttura di una bozza di libro per cui a ogni voce di menu ho collegato un capitolo con i relativi paragrafi. Posizionandomi all’inizio di ogni pagina, ho selezionato la voce corrispondente all’indice – Table of contents – per ottenere in automatico il sommario cliccabile di tutti i contenuti.

Adesso è il tuo momento! Ci sono altri strumenti che raccomanderesti per organizzare e sviluppare le idee? Fammelo sapere nei commenti.

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